Предки и потомки

Я уже рассказывал, что для учета затрат своего времени я использую программу Excel, причем анализ данных провожу с помощью т.н. сводных таблиц. Эта возможность встроена в Excel. Освоив этот метод, вы сможете рассматривать ваши данные в самых разных ракурсах, что существенно упростит эту работу. По-существу, вся техническая работа будет выполняться компьютером (как это и должно быть), а вам остается только делать выводы.

Как же сделать сводную таблицу? Рассказываю по версии Excel из MS Office 2010, в других версиях могут быть незначительные отличия. Замечу, что создавать таблицу нужно только один раз, а потом она будет лежать у вас на одной из страниц Excel и, как правило, ничего с ней делать не нужно. Новые данные, вводимые в исходную таблицу (список выполненых работ), будут отражаться в сводной таблице после ее обновления.

Для создания сводной таблицы встаем в первую ячейку строки 1 (ячейку А1) той таблицы, куда вы вводите исходные данные (дата, вид затрат, длительность), и выбираем в меню Excel команду Вставка-Сводная таблица:

Появится небольшое окошко вида:

Здесь я бы посоветовал указать в строке «Таблица или диапазон» подправить последнюю предлагаемую строку (на рисунке – 12478, у вас будет другое число), на какое-то большое число, например, 25000 или 50000, чтобы иметь запас на будущие вводимые строки. Это те строки из исходной таблицы, данные из которых будут попадать в анализ. В принципе, это можно сделать и потом, но практика показывает, что вы будете долго искать, где же это можно сделать. Затем жмем ОК и получаем следующую картину:

Слева пока непонятно что, а справа – список названий столбцов (вот где они нужны!), здесь называемые полями сводной таблицы, и четыре клетки-окошка. У этих клеток свои имена: фильтр отчета, названия стобцов, названия строк, и значения.

Давайте теперь для примера построим сводную таблицу с анализом затрат по самым крупным разделам (у меня они указываются в столбце Категория). Находим в списке поле «Категория», захватываем его мышкой и перетаскиваем его в клетку «Названия строк». При этом мгновенно изменяется вид нашей сводной таблицы:

Справа от «Названия строк» (в таблице) есть стрелочка, нажав на которую можно галочками регулировать видимость той или иной строки. В частности, строка Пусто нам не нужна, убираем галочку напротив нее.

Далее нам нужны столбцы. Допустим мы хотим видеть затраты по месяцам. Тогда из списка полей перетаскиваем в клетку «Названия столбцов» соответствующее поле (у меня – МесГ, номер месяца нарастающим итогом, т.е. 1 … 12, 13 … 24, 25 … и т.д., по годам учета). Получим новый вид таблицы:

На рис. я сократил таблицу между 4 и 25 месяцем, чтобы она здесь не занимала много места. Наконец, перетаскиваем поле длительностей (у меня - Длит-ть) в ячейку «Значения». При этом часто бывает так, что Excel вставляет в таблицу количество значений, а не сумму. Поэтому нужно встать на любую клетку в таблице, нажать правую кнопку мыши и выбрать команду «Параметры полей значений» и указать, что вам нужны суммы значений, а не их количество.

В результате получим примерно такую таблицу:

Дальнейшая работа с таблицей зависит только от вашей фантазии. Например, можно добавить год учета в раздел «Фильтр отчета». Выбирая год в фильтре, вы получите распределение временных затрат по разделам и месяцам, но только в пределах выбранного года:

Если вы хотите более подробной расшифровки затрат – это несложно сделать. Берем соответствующее поле (у меня К1 – подразделы поля Категория) и перетаскиваем его в область «Названия строк». Одно движение – и таблица приобретает совершенно другой вид:

А как сделать, чтобы было видно не только сколько времени ушло по виду затрат, но сколько процентов от общего времени это составляет? Очень просто. Берем поле длительностей (Длит-ть) и во второй раз перетаскиваем его в область значений. Затем открываем «Параметры полей» и выбираем для него не сумму, а дополнительные вычисления процентов от общей суммы в столбце. Заодно можно изменить отображаемые названия столбцов таблицы, чтобы они были покороче. Получится примерно так:

Кроме того, что можно перетаскивать поля из одного места в другое, мгновенно получая новый вид отчета, для любой сводной таблицы еще можно получить средствами Excel красивый график.

Еще раз отмечу, что сводную таблицу для анализа исходных данных в каком-то разрезе нужно создавать один раз. Далее вы только пользуетесь ей. Можно, конечно, перестраивать ее для получения анализа данных в другом аспекте, но я просто создал на разных листах Excel столько сводных таблиц, сколько мне нужно. Тогда для текущего учета совсем не нужно много времени. Главное не забывать заносить в исходную таблицу итоги дня.

И ничего, кроме желания вести учет, особенно и не нужно. Excel практически у всех на компьютере уже есть. Приложив некоторые усилия в начале пути, вы получаете в руки мощнейшее средство анализа своей деятельности, а в итоге – повышения ее продуктивности.